Cas client · Emailing

Une agence email pilotée depuis un seul outil.

Onboarding client en un clic, portail à leur marque, campagnes et flows Klaviyo intégrés. Le tout après un pivot assumé en cours de route.

5/5 par Léo

LéoFondateur

Visite guidée du portail livré. Les écrans sont ceux de l'app, le jeu de données est entièrement fictif : marques, campagnes, tickets et membres d'équipe sont inventés, aucune information client réelle n'apparaît.

La bascule

Ce qui a changé, concrètement.

Avant

Une structuration Notion qui montre ses limites
Un onboarding client repris à la main à chaque fois
Le suivi de l'équipe éparpillé entre plusieurs endroits
Les données Klaviyo consultées ailleurs, jamais dans le suivi

Après

Un portail à la marque de Purple Mail, côté agence et côté client
Un client onboardé en un clic
Le suivi client et le suivi équipe au même endroit
Campagnes, flows et performances Klaviyo dans l'outil

Situation initiale

Un accompagnement Notion, arrêté en cours de route.

Purple Mail est une agence email marketing, sur Klaviyo. La collaboration démarre en mars 2026 sur un tout autre sujet : structurer l'agence dans Notion. Au bout de quelques semaines, le constat s'impose. Notion documente très bien, mais il ne sait pas ouvrir un espace par client avec ses droits, afficher des campagnes Klaviyo à jour, ni faire signer un contrat. Continuer, c'était livrer une belle base de connaissances à une agence qui avait besoin d'un outil de production. On a proposé d'arrêter et de partir sur une application dédiée. Léo le raconte à sa façon : « au début on était parti sur un accompagnement Notion, mais finalement Jules m'a proposé de faire un pivot ».

Ce qu'on a construit

Trois espaces sur un seul code : l'agence, l'équipe, et chaque client.

01
L'onboarding en un clic
Questionnaire, session d'onboarding, ouverture de l'espace et des accès. Ce qui se reprenait à la main à chaque nouveau client tient en un bouton.
02
Le portail client
Sa vue 360, sa roadmap, ses campagnes, ses flows, ses A/B tests, ses performances, ses documents et ses tickets. À la marque de Purple Mail, parce que c'est ce que ses clients voient.
03
Le poste de l'équipe
Binômes, tâches, clients suivis, newsletters et flows à produire. Chacun ouvre son espace et sait quoi faire, sans passer par le fondateur.
04
Contrats et propositions
Modèles, génération, envoi et signature en ligne. Le contrat ne sort plus de l'outil pour y revenir en PDF signé.
05
Klaviyo à la source
Campagnes, flows et performances lus directement chez Klaviyo, puis affichés dans le suivi client et dans les reportings.
06
Et le reste de l'agence
Facturation rapprochée, comptes-rendus de visio rattachés au bon client, veille créative, CRM, parrainage, création de contenu. Le même outil, parce que le gain vient justement de ne plus recoller.

La stack

Neuf briques, choisies pour un métier précis.

React
Trois espaces — agence, équipe, client — servis par un seul code et un jeu de droits.
Supabase
La base commune : clients, contrats, tickets, roadmaps, campagnes, leads. Et les droits par rôle, au niveau des lignes.
Vercel
Hébergement et tâches planifiées : les synchronisations tournent sans que personne ne les lance.
Klaviyo
Le cœur du métier. Campagnes, flows et performances lus à la source, jamais ressaisis.
Pennylane
La facturation rapprochée dans l'outil, pour que le suivi client et le suivi financier racontent la même histoire.
Fathom
Les comptes-rendus de visio remontent seuls et se rattachent au bon client.
Panoramata
La veille créative sur les marques suivies, dans le même écran que le reste.
Resend
Invitations aux espaces et emails transactionnels.
Notion
Le pont avec l'existant pendant la bascule : on ne coupe pas ce qui tourne du jour au lendemain.

Les arbitrages

Et pourquoi pas autrement.

Pourquoi avoir arrêté Notion en cours de route ?
C'était notre plan de départ, et c'est nous qui l'avons arrêté. Notion documente très bien, mais il n'ouvre pas un espace client avec ses droits, n'affiche pas des campagnes Klaviyo à jour et ne fait pas signer un contrat. Continuer aurait été facturer une base de connaissances à une agence qui avait besoin d'un outil de production.
Pourquoi pas un outil de gestion d'agence du marché ?
Parce que le portail est ce que les clients de Purple Mail voient : il devait porter leur marque, pas celle d'un éditeur. Et parce que le métier — flows, campagnes, A/B tests Klaviyo — n'existe dans aucun outil générique.
Pourquoi tout mettre au même endroit plutôt que brancher des briques ?
Parce que le gain que décrit Léo, être « plus serein dans le delivery », vient précisément de ne plus avoir à recoller. Un outil par sujet, aussi bon soit-il, aurait reproduit la situation de départ avec une couche d'intégrations en plus.

La durée

De mars, et ça continue.

Un pivot assumé en cours de route. Seize visios, près de quatorze heures d’échange. L’outil est en production et avance encore.

Mars 2026Démarrage sur la structuration de l'agence dans Notion.
Le pivotChangement de direction : une application dédiée plutôt qu'une base de connaissances.
18 mai 2026Le portail entre dans son dépôt : comptes-rendus Fathom, tickets unifiés, synchronisation d'agenda.
20 août 2026Dernière livraison en date. Trois espaces, une trentaine de modules.

Ce qu’il en dit