Cas client · Outbound

Plus de seize heures par mois, rendues à l'équipe.

Trente minutes de reporting par client ramenées à cinq, sur quarante clients. Et des rapports à leur charte, sans commune mesure avec ce qu'ils montaient à la main.

5/5 par Flavien

FlavienCofondateur

La bascule

Ce qui a changé, concrètement.

Avant

Une vingtaine d'heures par mois passées à monter des rapports
Trente minutes par client, quarante clients, tous les mois
Des pages Notion assemblées à la main, sans identité
Des listes de leads nettoyées et dédoublonnées à la main

Après

Plus de seize heures rendues à l'équipe, chaque mois
Cinq minutes par client : on génère, on contrôle, c'est parti
Des rapports à la charte d'Akiro, publiés en page web interactive
Un agent qui prépare le nettoyage, l'humain qui tranche

Situation initiale

Quarante clients, un reporting mensuel chacun, tout à la main.

Akiro est une agence de prospection B2B : cold call, prise de rendez-vous, suivi des leads pour ses clients. Chaque mois, chacun d'eux attend un reporting sur la période écoulée. Bien fait, l'exercice prenait une trentaine de minutes par client. Multiplié par quarante, c'est une vingtaine d'heures qui partaient tous les mois dans du montage de rapport, sur Notion, à la main. Le reste du problème était de la même famille : des listes de leads à nettoyer et dédoublonner, avec des données saisies de dix façons différentes, et des relances qui dépendaient de quelqu'un pour y penser.

Ce qu'on a construit

Une chaîne qui va chercher la donnée, la met en page à la charte, et publie.

01
Le générateur de reportings
Des skills vont chercher la donnée dans Airtable et Notion, l'injectent dans des gabarits HTML responsives et publient une page web interactive par client. Ce qui prenait trente minutes de montage en prend cinq de vérification.
02
La charte appliquée
Les rapports sortent aux couleurs d'Akiro, mis en page comme un livrable et non comme une page de notes. Ce que le client reçoit fait partie de l'offre : le rendu compte autant que le chiffre.
03
Les gabarits séparés de la donnée
Changer une mise en page ne touche pas la collecte, et inversement. C'est ce qui permet de faire évoluer le rendu sans jamais remettre en cause la chaîne qui l'alimente.
04
Le nettoyage des listes
Un agent prépare la déduplication et vérifie l'activité des entreprises en analysant leur site. Il signale pour revue au lieu de supprimer : sur des données incohérentes, une suppression automatique coûte plus cher qu'un contrôle.
05
Les alertes no-show
Une notification Slack part dès qu'un rendez-vous est manqué, pour que la relance suive dans la foulée plutôt qu'au prochain point.
06
Les relances WhatsApp
Des messages qui s'appuient sur la preuve sociale du groupe et sur un défi calé sur son chiffre d'affaires par rapport à la saison précédente.

La stack

Six briques, et une bascule assumée en cours de route.

Claude
Les skills qui vont chercher la donnée, la mettent en forme et préparent le nettoyage des listes.
Airtable
La base de leads et de rendez-vous d'Akiro. On lit dedans, on n'y touche pas.
Notion
Les tables clients, passées d'intégrations figées à des miroirs synchronisés en direct.
n8n
Les actions qui gagnent à être rigides : appels d'API et déclencheurs, là où la stabilité prime sur la souplesse.
Slack
Les alertes no-show, là où l'équipe travaille déjà.
WhatsApp
Le canal des relances : c'est là que leurs contacts répondent vraiment.

Les arbitrages

Et pourquoi pas autrement.

Pourquoi pas un outil de reporting du marché ?
La donnée vit dans Airtable et Notion, et le rapport devait sortir à la charte d'Akiro. Un outil du marché aurait imposé son gabarit et sa marque sur le livrable que leurs clients reçoivent.
Pourquoi ne pas tout faire en n8n ?
C'était le point de départ, et ça a montré ses limites : un workflow qui met en page devient vite illisible et casse au moindre changement. Séparer la collecte du rendu, avec des gabarits à part, rend les deux modifiables sans se marcher dessus. n8n reste, mais pour ce qu'il fait le mieux.
Pourquoi ne pas laisser l'agent supprimer les doublons ?
Parce qu'une suppression est irréversible et que les données sont saisies de dix façons différentes. L'agent signale, un humain tranche en deux minutes. Le jour où il se trompe, ça ne coûte rien.

La durée

Sept semaines, sept visios.

Du premier cadrage à la dernière livraison, en points bi-mensuels. La chaîne de reporting a été refaite une fois en cours de route, quand la première approche a montré ses limites.

27 février 2026Cadrage des relances WhatsApp : preuve sociale et défi calé sur le chiffre d'affaires du groupe.
10 mars 2026Logique de reporting arrêtée, tables clients migrées vers des miroirs Notion synchronisés, alerte no-show validée.
18 mars 2026Nettoyage et déduplication des listes : agent en préparation, revue humaine à l'arrivée.
16 avril 2026Nouvelle chaîne de reporting : skills vers Airtable et Notion, gabarits HTML, publication en pages web.

Ce qu’il en dit