Cas client · SEO

Soixante heures par semaine, bouclées en trente-cinq.

Une agence SEO qui tournait sur un back-office que personne n'ouvrait et un portail qui cassait dès qu'une API bougeait. Aujourd'hui, l'agence entière tient dans une seule application.

5/5 par Flavien

FlavienFondateur

Visite guidée de l’app livrée. Les écrans sont ceux de l’application, le jeu de données est entièrement fictif : clients, tâches, factures et chiffres sont inventés, aucune information client réelle n’apparaît.

La bascule

Ce qui a changé, concrètement.

Avant

Soixante heures par semaine, des nuits jusqu'à 4 h 30
Un back-office Coda que personne n'ouvrait, clients compris
Un portail monté à côté, qui cassait dès qu'une API bougeait
Les factures envoyées une par une, vingt fois par mois
Les reportings remontés à la main après chaque point mensuel

Après

Trente-cinq heures pour boucler la même semaine
Une seule application : clients, to-do, temps, argent, contrats
Search Console, GA4, Notion, Abby et les messageries branchés dessus
Un portail par client, qui ne montre que ses données à lui
Des reportings générés et publiés en page web

Situation initiale

Une vingtaine de clients, une alternance à côté, et des nuits jusqu’à 4 h 30.

En avril 2026, Flavien pilote seul une vingtaine de clients en SEO, et il est encore en alternance à côté. Son back-office vit dans Coda, ses reportings se remontent à la main après chaque point mensuel, ses factures partent une par une. Un premier portail client, monté sur un outil no-code, casse dès qu'une API bouge. Il travaille jusqu'à 4 h 30 du matin, week-ends compris, et le dit lui-même : il a atteint sa limite. Ce qu'il demande tient en une phrase : les performances, le Notion, l'admin et le reporting au même endroit.

Ce qu'on a construit

Une application qui porte l'agence de bout en bout, et un portail qui n'en montre au client que sa part.

01
Le tableau de bord de l'agence
Le chiffre d'affaires facturé et encaissé, les clients, la croissance mois par mois. Le facturé et l'encaissé sont deux chiffres distincts, datés par le vrai paiement : c'est la seule façon de savoir si le mois est bon ou si l'argent est juste en retard.
02
Le to-do de la semaine
Un tableau hebdomadaire, cinq priorités, quatre statuts, et une colonne Levier pour distinguer ce qui fait avancer de ce qui occupe. Les filtres vivent dans l'URL : on revient sur la vue qu'on avait laissée. C'est là que le manager arrivé en août prend son travail.
03
Le portail client
Ses reportings, sa roadmap tirée de Notion, ses documents, ses factures. Chaque client ne voit que les siennes, et l'agence peut prévisualiser exactement ce que le client a sous les yeux avant de l'inviter.
04
Les reportings
Search Console et GA4 remontent par Cuik, le rapport se génère et se publie sur une page web à donner au client. Plus de PDF monté après le point mensuel puis envoyé par mail.
05
L'argent, de la dépense au contrat signé
Les factures Abby remontent dans l'app, les dépenses s'importent depuis le relevé bancaire ou se dictent à la voix, et les contrats s'écrivent, s'envoient et se signent en ligne. Trois chantiers qui vivaient chacun dans son coin.
06
Les messageries réunies
Ses clients lui écrivent sur WhatsApp. Beeper est branché sur l'app pour que ces conversations arrivent là où le reste du travail se fait, avec plusieurs machines déclarées pour que le fil ne tombe pas quand un poste s'éteint.
07
L'historique repris, pas abandonné
Mille huit cent trente-sept tâches et trente-six procédures récupérées de Notion, plus les anciens reportings. Un outil qui démarre vide, on ne l'ouvre pas le lendemain.

La stack

Huit briques, dont quatre qui étaient déjà chez lui.

React
L'application, en une seule page. Un back-office s'utilise toute la journée : ce qui compte, c'est qu'il réponde à l'instant.
Supabase
La base, les comptes et les droits. C'est la même base qui sert l'agence et le portail : le client lit une partie de ce que l'équipe écrit, jamais une copie.
Vercel
L'hébergement. Chaque push part en production, ce qui permet de corriger un retour client dans la journée.
Cuik
Search Console et GA4. Un identifiant par client suffit, là où les API Google demandent un accès à récupérer chez chacun.
Notion
Là où il rédige ses roadmaps et ses procédures. On lit dedans, on ne le remplace pas.
Abby
Sa facturation, déjà en place et déjà branchée à sa compta. L'app la lit, elle ne prend pas sa place.
Beeper
Les messageries de ses clients réunies en un fil, WhatsApp compris.
Fathom
Les comptes rendus d'appels remontent seuls et sont classés par client.

Les arbitrages

Et pourquoi pas autrement.

Pourquoi ne pas être resté sur Coda ?
Parce que le back-office ne servait qu'à une personne. Ni l'équipe ni les clients ne l'ouvraient, et il n'y avait aucun moyen de donner à un client une vue de ses données sans lui ouvrir le reste. Notion a repris la rédaction, l'app a repris le travail.
Pourquoi ne pas prendre un portail client du marché ?
Il en avait monté un. Il cassait dès qu'une API bougeait, et surtout il ne savait rien de sa facturation, de ses contrats ni de son temps. Les heures gagnées ne sont pas dans la page que le client regarde, elles sont derrière.
Pourquoi la synchronisation des factures est-elle restée manuelle ?
Décision prise ensemble le 6 août. Une synchro automatique sur un logiciel de comptabilité se trompe en silence, et une facture fausse coûte plus cher qu'un bouton à cliquer. Il déclenche, l'app lit.
Pourquoi Cuik plutôt que les API Google en direct ?
Un compte de service Google demande un accès à obtenir chez chaque client. À vingt-six clients, ça fait vingt-six démarches et vingt-six occasions de se retrouver bloqué. Là, il renseigne un identifiant.

La durée

Quatre mois, un point par semaine.

Le portail a été refait une fois : la version de mai répondait à la demande de départ, celle de juillet a absorbé tout le reste de l'agence. L'outil est en production et avance encore.

3 avril 2026Kick-off. Sortie de Coda actée, portail client et reprise des reportings cadrés.
7 mai 2026Première version du portail : comptes, rôles, performances Search Console et GA4.
10 juillet 2026Bascule sur l'application complète : clients, to-do, temps, argent, contrats.
28 juillet 2026Reprise de l'historique Notion : 1 837 tâches et 36 procédures.
6 août 2026Messageries clients réunies dans l'app, treize retours traités dans la foulée.

Ce qu’il en dit